Toutes les fonctionnalités, portail par portail
Sallia regroupe 6 espaces distincts qui se parlent entre eux, des modules métier activables (agents & plannings, encadrement, espace famille) et une couche transverse (sécurité, intégrations, conformité). Cette page liste ce que chacun fait concrètement — sans marketing. Chaque commune choisit les modules qu'elle affiche depuis ses réglages. Les fonctionnalités marquées 🕒 sont sur la feuille de route à court terme.
🏘️Portail habitant
L'espace public ouvert 24/7 sur le sous-domaine de la commune. Le visiteur consulte les disponibilités, dépose une demande, signe sa convention, paie sa caution, sans créer de compte pour les actions simples.
<commune>.sallia.fr/portail
- Catalogue des sallesPhotos, capacité, équipements, tarifs publics, accessibilité.
- Calendrier de disponibilités temps réelVue mois / semaine / liste, filtrage par salle.
- Demande de réservation guidéeFormulaire en 4 étapes avec contrôle de cohérence.
- Pré-tarif instantanéCalcul automatique selon créneau, salle et options.
- Signature en ligne de la conventionPDF généré + signature électronique simple (règlement eIDAS), si la commune a activé la signature.
- Caution (chèque ou PayFiP)Chèque de caution tenu, ou encaissement en ligne via PayFiP — après signature de la convention PayFiP entre votre commune et sa DDFiP.
- Suivi de demandeLien unique pour voir l'état (en attente, validée, refusée).
- Annulation en ligneLe locataire annule depuis son email ; frais calculés selon la politique de la commune.
- Paiement en ligne PayFiPLe loyer réglé sur le service officiel des Finances publiques (après convention DGFiP de la commune).
- FAQ et règlement intérieurÉditables par la mairie, contextuels au type de salle.
- Affichage 100 % responsiveMobile-first, contraste AA, navigation clavier.
- FranceConnectIdentification souveraine, activable par votre commune via sa propre habilitation DINUM (datapass).
🤝Espace association
Pour les associations locales : un calendrier dédié, un historique, et le droit de réserver en direct dans les créneaux qui leur sont ouverts.
<commune>.sallia.fr/asso
- Demande de création d'espace en autonomieDepuis le portail public, une association demande son compte sans échange d'email ; la mairie n'a qu'à valider.
- Compte association multi-utilisateursPrésident, trésorier, bureau partagent un espace.
- Calendrier annuel récurrentRéservations hebdomadaires sur l'année scolaire en un clic.
- Quotas configurablesLimites mairie : créneaux/mois, salles autorisées.
- Tarifs association différenciésGrille tarifaire dédiée (gratuité, réduction, plein tarif).
- Mes documentsStatuts, RC pro, RIB, déclaration en préfecture stockés et renouvelables.
- Historique des locationsExport PDF / CSV pour AG annuelle.
- Messagerie interne avec la mairieFil de discussion par dossier, sans email perdu.
- Alertes renouvellementDocuments qui expirent, conventions à signer.
- Subventions et conventions pluriannuellesSuivi des engagements croisés mairie ↔ asso.
🏛️Tableau de bord mairie Admin
Le poste de pilotage du régisseur, du DGS et des élus. Toute l'activité, toutes les pièces, toute la compta — au même endroit, sans Excel.
<commune>.sallia.fr/admin
- Vue d'ensemble multi-sallesCalendrier consolidé, vacance, taux d'occupation.
- Validation / refus motivéWorkflow demande → instruction → décision → notification.
- Conventions PDF automatiquesModèles personnalisables, fusion auto des champs.
- États des lieux entrée / sortieConstat tablette, photos, annotations, signatures.
- Rendez-vous d'EDL planifiéDate et heure d'EDL fixées à l'avance, responsable désigné, email + rappel la veille.
- Caution & restitutionChèque tenu ou PayFiP, justificatif de retenue PDF avec photos EDL.
- Annulations, frais & avoirsPolitique de frais par paliers (J-X), gratuité force majeure, avoir PDF, suivi du remboursement.
- Encaissement & recettesSuivi des paiements et export des recettes pour votre service comptable.
- Annuaire associationsFiches, contacts, documents administratifs.
- Demandes d'espace associationChaque demande d'auto-inscription remonte dans le tableau « à traiter » ; un bouton crée le compte et envoie l'invitation en un geste.
- Tarification dynamiqueGrilles par type de salle, par usage, par jour, par durée. Forfait week-end ou journée, jours autorisés configurables.
- Jours de fermetureBloquez des périodes (jour férié, maintenance, fête communale) : grisées et non réservables côté public, sans créer de fausse réservation.
- Confidentialité du calendrierNom du locataire masqué par défaut (« Salle louée ») ou affiché au cas par cas.
- Règlement intérieur éditableSections, articles versionnés.
- Inventaire matériel et clésQR code par clé, journal des prêts.
- Statistiques d'utilisationTaux d'occupation, recettes par salle, par mois.
- Exports CSVPaiements, événements et recettes, à ouvrir dans un tableur ou à importer dans votre logiciel financier selon ses capacités d'import.
- Journal d'activité horodatéToute action laisse une trace (RGPD-friendly).
- Gestion fine des rôlesMaire, DGS, régisseur, agent — chacun voit ce qui le concerne.
- Gestionnaire de modulesLa commune active ou masque elle-même chaque module (inventaire, contacts, agents, encadrement, cimetière, subventions, prêt de matériel) depuis ses réglages — l'interface ne montre que ce qui sert.
- Module CimetièrePlan interactif des emplacements, concessions (15/30/50 ans / perpétuelle), défunts, tableau des échéances, courriers de relance PDF et procédure de reprise guidée (aide-mémoire — la commune reste responsable de la conformité).
- Module Subventions aux associationsInstruction → attribution → versement → compte-rendu d'emploi (art. L.1611-4 CGCT). Bandeau de pilotage budgétaire annuel avec alerte de dépassement d'enveloppe.
- Module Prêt de matérielParc communal, prêts multi-articles, anti-double-réservation, caution chèque, photos état avant/après, QR code terrain. Lien optionnel avec la réservation de salle.
- Module Bâtiments & carnet d'entretienRegistre des bâtiments communaux (adresse, année, surface, DPE), carnet d'entretien par bâtiment, génération automatique des contrôles réglementaires récurrents (chaudière, extincteurs, ramonage…).
- Module Flotte de véhiculesFiche par véhicule (contrôle technique, assurance, révision, kilométrage), alerte d'échéance, carnet d'entretien, blocage au prêt si contrôle ou assurance dépassé.
- Factures au format Factur-XExport PDF enrichi des données structurées attendues par la facturation électronique 2027, compatible Chorus Pro ; export XML disponible en complément.
- Tâches des agents en tableau (Kanban)Vue colonnes À faire · En cours · Terminée · En attente, en plus de la vue liste.
- Wizard de réservationAssistant 3 étapes pour créer une réservation rapidement : champ en langage naturel, disponibilité en direct, suggestion du prochain créneau libre, reprise des conditions habituelles en un clic.
- Personnalisation visuelleLogo, couleurs, blason — sans toucher au code.
- Page d'accueil personnaliséeBandeau, alertes, services à mettre en avant.
- Mode démo intégréBac à sable réinitialisable pour former une nouvelle recrue.
📱Régisseur — état des lieux tablette
L'application terrain pour l'agent qui ouvre et ferme la salle. Pensée pour les conditions réelles : 4G capricieuse, gants, lumière jaune, location de 18 h un samedi soir.
PWA installable depuis le tableau de bord
- Photos conservées sans réseauSi le réseau est coupé en cours de visite, les photos restent sur la tablette et partent au retour du réseau. L'état des lieux et sa clôture demandent une connexion.
- Photos annotéesCercles, flèches, notes texte sur la photo elle-même.
- Checklist par salleListe de points configurée par la mairie, par type de salle.
- Signature doubleAgent et locataire signent au doigt sur tablette ; le PDF porte la date et l'heure de clôture.
- PDF final immédiatGénération instantanée, envoi par mail aux deux parties.
- Comparaison entrée vs sortieVue côte à côte des deux EDL.
- Trousseau de clés QRScanner = enregistrer remise / restitution.
- Géolocalisation horodatéePreuve de présence sur site (RGPD : opt-in).
- Synchro multi-appareilsTablette + portable + PC sans conflit.
🧰Agents & plannings Module
Pour piloter les agents techniques et l'équipe communale : qui fait quoi, quand, avec quelles habilitations. Remplace le tableau Excel et le post-it : tâches récurrentes, consignes, plannings et compétences réglementaires au même endroit.
<commune>.sallia.fr/admin · onglet Agents
- Fiches agentsPoste, contact, rôle — l'annuaire de l'équipe technique.
- Tâches & tâches récurrentesPoubelles le lundi, ouverture/fermeture des locaux, tonte : échéance, priorité, statut, agent affecté.
- Consignes / cahier de liaisonMessages de la mairie à l'équipe, épinglés ou diffusés à tous, marqués importants.
- Planning hebdomadaireCréneaux matin / journée / absent par agent et par jour, en un coup d'œil.
- Compétences & habilitationsCACES, Certiphyto, SST, habilitation électrique, permis : dates d'obtention et d'expiration suivies.
- Alertes de renouvellementHabilitation bientôt expirée ou échue : signalée avant qu'il ne soit trop tard.
- Activités terrain & affectationsÉlagage, désherbage, installation salle : effectif requis, besoins en habilitations, détection automatique des manques (« il manque un CACES nacelle »).
- Disponibilités déclaréesChaque agent renseigne ses jours dispo/indispo depuis un lien personnel, sans compte à créer.
- Inscriptions par e-mailLa mairie ouvre un évènement aux volontaires ; les agents reçoivent un lien perso et s'inscrivent en un clic, la mairie confirme ou décline.
🧒Encadrement & événements Module
Pour les accueils collectifs de mineurs et les événements encadrés (centre de loisirs, séjour, périscolaire) : vérifier d'un coup d'œil que l'encadrement est réglementaire et que chaque intervenant est habilité.
<commune>.sallia.fr/admin · onglet Encadrement
- Bibliothèque jeunesse / ACMTypes d'accueils pré-paramétrés (centre de loisirs, séjour, périscolaire…), activés à la demande.
- Taux d'encadrement automatiqueContrôle des ratios réglementaires selon l'âge (moins de 6 ans / 6 ans et plus) et le nombre de participants.
- Intervenants & habilitationsBAFA, BAFD, PSC1… avec date de validité, et rôle (directeur, animateur, assistant sanitaire).
- Affectations par rôleQui encadre quoi : l'équipe est constituée poste par poste, manques signalés.
- Matrice des risquesGravité × probabilité pour chaque activité, niveau de risque calculé.
- Validation selon la criticitéPlus l'événement est sensible, plus le niveau de validation requis est élevé — rien ne part sans le bon visa.
👨👩👧Espace famille / périscolaire Module
Pour l'accueil de loisirs et le périscolaire : le parent inscrit ses enfants, complète le dossier et suit la facturation depuis un espace dédié — sans dossier papier ni appel à la mairie. Module soumis à activation par gate RGPD et attestation de la commune (données de mineurs).
<commune>.sallia.fr/famille
- Connexion sans mot de passeCode à usage unique envoyé par email, valable aussi pour Mes démarches et Mes associations.
- Fiches enfantsUn ou plusieurs enfants par foyer, informations et documents par enfant.
- Inscription aux périodes ouvertesLe parent choisit les créneaux proposés par la commune (mercredi, vacances…) pour chaque enfant.
- Suivi de complétude du dossierPièces manquantes signalées clairement (fiche sanitaire, autorisation, justificatif…), rien à deviner.
- Dépôt de documents glissé-déposéAperçu du fichier avant envoi, formats image et PDF, 5 Mo maximum.
- Renouvellement d'une année sur l'autreReprise des enfants et informations déjà connues, sans ressaisie complète.
- Nouvelle famille en autonomieUne famille pas encore connue de la mairie peut créer son dossier depuis le portail public.
- Quotient familial & tarificationLe tarif appliqué à chaque créneau dépend du barème communal et du quotient familial déclaré, chiffré séparément des autres données (chiffrement dédié).
- Factures & paiement en ligne PayFiPLe parent consulte ses factures de périscolaire et règle en ligne sur le service officiel des Finances publiques.
- Barème et facturation côté mairieLa commune définit son barème par quotient familial et génère les factures d'une période en un geste, depuis l'onglet Facturation.
🗺️Carte multi-communale Beta
L'espace cross-collectivités sur carte.sallia.fr. L'habitant cherche une salle dans son département ou son EPCI sans connaître la commune qui l'héberge.
carte.sallia.fr
- Recherche géographique IGNFond de carte officiel Géoplateforme, sans Google.
- Filtres par capacité / équipementCuisine, scène, parking, accessibilité PMR.
- Vue agrégée des disponibilitésToutes les communes Sallia visibles en une recherche.
- Redirection directe vers la communeUn clic = vous êtes sur le portail habitant local.
- Couche EPCI / départementVue par périmètre administratif pour les élus.
- Adhésion intercommunaleUne commune rejoint la carte sans rien repartager d'autre.
- Tarification mutualisée intercommunaleHabitant d'une commune membre = tarif local partout. Q4 2026.
🔧Espace prestataires
Pour les artisans, traiteurs, sociétés de nettoyage qui interviennent autour de la location. La mairie centralise les contacts, le locataire trouve un fleuriste, le prestataire reçoit ses demandes.
<commune>.sallia.fr/prestataires
- Annuaire local de prestatairesTraiteurs, ménage, son/lumière, vaisselle.
- Fiches avec photos & tarifs indicatifsSaisi par la mairie ou par le prestataire lui-même.
- Demande de devis directeFormulaire pré-rempli depuis la fiche réservation.
- Notation et avis modérésLa mairie garde la main éditoriale.
- Convention type prestataireRC pro, attestation, déclaration URSSAF.
- Réservation packagée salle + traiteurVente croisée transparente pour la commune. 2026.
🔌Intégrations, API et widgets
Sallia ne remplace pas vos outils existants — il s'y branche.
- Widget calendrier WordPressUne ligne de code, affiche les dispos sur le site mairie.
- Flux ICSSynchronisation avec Outlook, Google Calendar, Apple Calendar.
- Export des recettesFichier d'export (CSV, et XML inspiré du protocole d'échange PES) que votre service comptable contrôle et reprend dans son logiciel financier. Sallia ne transmet rien à la DGFiP.
- PayFiP (DGFiP)Paiement en ligne officiel des recettes publiques (loyer + caution), après convention DGFiP de la commune. Obligatoire au-delà de 5 k€/an d'encaissement en ligne.
- SMTP BrevoMails transactionnels (DKIM, SPF, DMARC).
- API RESTLecture/écriture authentifiée (clés d'API de la commune).
- Webhooks sortantsNotification d'un SI tiers à chaque nouvelle réservation.
- Sous-domaine personnalisécommune.sallia.fr avec certificat Let's Encrypt wildcard auto.
- FranceConnect SSOAuthentification habitant officielle, activable par chaque commune via sa propre habilitation DINUM (datapass).
🔒Sécurité, conformité, souveraineté
Ce qui ne se voit pas, mais qui est non-négociable pour une commune.
- Hébergement souverain FranceOVH Strasbourg. Pas de Cloud Act.
- Conformité RGPDRegistre des traitements, DPA, droit d'accès / effacement.
- RGAA AAAudit Q3 2026 (cabinet certifié). Déclaration.
- Chiffrement TLS 1.3HSTS preload, certs Let's Encrypt auto-renouvelés.
- Sauvegardes chiffrées quotidiennesRestauration testée mensuellement, rétention 30 jours.
- Un espace séparé par communeL'état réel de la sécurité est décrit sur la page Sécurité & transparence.
- MFA pour les agentsTOTP (Google Authenticator, Authy) sur tous les comptes admin.
- Journal d'audit horodatéToute action critique signée et conservée.
- CGU / CGV / politique de confidentialitéCGU · Confidentialité · Mentions.
- Recettes communalesSuivi des encaissements et export des recettes pour votre service comptable.
📚Guides par sujet
Un sujet, une page : ce que fait Sallia, étape par étape.
- Réservation de salle des fêtesDe la demande à la restitution des clés.
- Gestion des salles municipalesDemandes, planning, droits, documents, clés.
- État des lieuxConstat sur tablette, photos et signatures.
- Convention de locationGénérée à partir de la réservation.
- Encaissement des locationsPayFiP, cautions et export des recettes.
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